Документационное обеспечение управления

Успешное управление социальной службой предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспеченности этой организации ресурсами, об условиях, влияющих на возможность выполнения задач и достижение целей. 

Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования, то есть закрепления информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т. п.). 

Документационное обеспечение поэтому как наиболее важный вид информационного обеспечения управленческой деятельности имеет цели: 

·         документальное закрепление соответствующей информации, 

·         своевременное и полное обеспечение работы органов управления необходимой документацией.

С 1 июля 2018 года введен в действие новый национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". 

ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. 

Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.  

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)  

Разъяснения Росархива "По внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения"

Сроки хранения документов, устанавливаемые Перечнем, обязаны соблюдать все организации, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Каждая организация обязана организовать хранение документов и соблюдать установленные Перечнем сроки хранения, по истечении которых документы уничтожают по акту.

Пока не истек срок хранения, утилизировать документ запрещено. За несоблюдение требований о хранении документов законодательством РФ установлена ответственность.

Срок хранения документа, независимо от места его хранения, начинает отсчет с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был завершен делопроизводством.
Временный срок хранения, установленный для реестров, книг и журналов, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Обозначение срока хранения «Постоянно», в отношении документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает что компания обязана хранить такие документы не менее 10 лет.

Когда срок хранения указан «До ликвидации организации», это значит, что организация обязана хранить их в своем архиве в архиве до момента ликвидации.

Если организация ликвидируется, нужно провести экспертизу ценности и определить, не подлежат ли документы включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения «До минования надобности» действует в отношении тех документов, для которых организация сама определяет срок хранения, но этот срок не может быть менее одного года.

Хранение документов регулируется законом № 125-ФЗ от 22.10. 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации"

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, которые образуются в делопроизводстве предприятия и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Номенклатура дел нужна для:

·         быстрого поиска документов за их видами;

·         распределения сделанных документов по делам;

·         установление сроков хранения;

·         создание справочной картотеки исполненных документов.